Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD: einfach erklärt

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Kurzantwort: XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne lesbares Dokument, entwickelt von der KoSIT für Rechnungen an deutsche Behörden. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist, sodass Mensch und Software dieselbe Rechnung lesen können. Beide beruhen auf der EU-Norm EN 16931 und gelten laut Bundesfinanzministerium als E-Rechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Dabei tauchen zwei Namen immer wieder auf: XRechnung und ZUGFeRD. Beide klingen technisch, beide gelten als E-Rechnung, und trotzdem funktionieren sie unterschiedlich.

Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt weniger im Inhalt als in der Verpackung. Die Rechnungsdaten sind in beiden Fällen strukturiert und maschinenlesbar. Die Frage ist, ob zusätzlich ein PDF mitgeliefert wird und wer die Rechnung bekommt.

Hier erfährst du, was hinter beiden Begriffen steckt, wo sie sich unterscheiden und welches Format du in welcher Situation brauchst.

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist der Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Entwickelt und gepflegt wird er von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in Bremen, im Auftrag des IT-Planungsrats. XRechnung setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU um und konkretisiert die europäische Norm EN 16931.

Technisch ist eine XRechnung eine reine XML-Datei. Es gibt kein PDF, kein Layout, nichts, was du ohne Software auf einen Blick lesen könntest. Zwei Syntaxen sind erlaubt: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Ein Pflichtfeld ist die Leitweg-ID, die im Feld BT-10 („Buyer Reference“) steht und die Rechnung an die richtige Stelle in der Verwaltung leitet.

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch stellen. Aktuell gilt die Version 3.0, die am 1. Februar 2024 in Kraft trat.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die erste Version erschien am 25. Juni 2014, Version 2.0 folgte am 11. März 2019 und wurde mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert. Beide Formate sind seither de facto identisch.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Die Rechnung liegt als PDF/A-3 vor, und in diesem PDF steckt eine XML-Datei mit den strukturierten Daten. Der Mensch öffnet das PDF und sieht die gewohnte Rechnung. Die Buchhaltungssoftware liest das XML und verarbeitet die Daten automatisch. Die XML-Daten folgen der Syntax UN/CEFACT CII.

ZUGFeRD kennt sechs Profile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Nur die letzten drei erfüllen die EU-Norm vollständig. Das Profil XRECHNUNG erzeugt eine XML, die den Anforderungen der XRechnung entspricht.

Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD in der Tabelle

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Dateiform	Reine XML-Datei	PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Für Menschen lesbar	Nur mit Viewer-Software	Ja, als PDF
Herausgeber	KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats	Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
Syntax	UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII	UN/CEFACT CII
Typischer Empfänger	Bund, Länder, Kommunen	Unternehmen untereinander (B2B)
Pflicht seit	27. November 2020 für Lieferanten des Bundes	Keine eigene Pflicht, zulässig als E-Rechnung im B2B
Profile	Keine, ein Standard	MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG
Grundlage	EN 16931, Richtlinie 2014/55/EU	EN 16931 (in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG)
Gilt steuerlich als E-Rechnung	Ja	Ja, ab Version 2.0.1 ohne MINIMUM und BASIC-WL
Schwesterformat	Keines	Factur-X (Frankreich), inhaltlich identisch

Welches Format brauchst du wann?

Schreibst du Rechnungen an eine Behörde des Bundes, kommst du an der XRechnung nicht vorbei. Viele Länder und Kommunen akzeptieren zusätzlich ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, weil die XML darin dieselben Daten trägt. Frag im Zweifel den Auftraggeber, welches Format sein Rechnungseingangsportal annimmt.

Im Geschäft zwischen Unternehmen hast du die Wahl. Das Bundesfinanzministerium nennt in seinen FAQ beide Formate ausdrücklich als zulässig. ZUGFeRD hat hier einen praktischen Vorteil: Der Empfänger ohne passende Software sieht trotzdem eine lesbare Rechnung, weil das PDF dabei ist. Bei einer XRechnung sieht er ohne Viewer nur Programmcode.

Achte bei ZUGFeRD auf das Profil. MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben nach EN 16931 und gelten deshalb steuerlich nicht als E-Rechnung. Ab BASIC bist du auf der sicheren Seite, EN 16931 ist der übliche Standard.

Was seit 2025 im B2B-Bereich gilt

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung der Regelfall. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ohne XML-Daten zählt seither als „sonstige Rechnung“.

Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiter sonstige Rechnungen versenden, also Papier oder einfaches PDF. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben bis Ende 2027 Zeit. Für den Empfang gibt es keine Frist: Seit 2025 muss jedes Unternehmen eine E-Rechnung annehmen können, dafür reicht ein E-Mail-Postfach.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD eine XRechnung?

Nein, es sind zwei Standards. ZUGFeRD hat aber ein Profil namens XRECHNUNG, dessen XML-Teil den Regeln der XRechnung folgt. Ein ZUGFeRD-PDF in diesem Profil trägt also eine XRechnung in sich.

Kann ich eine XRechnung ohne Software öffnen?

Öffnen ja, lesen kaum. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die im Texteditor wie Programmcode aussieht. Zum Lesen brauchst du einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die das Format anzeigt.

Welches Format ist für kleine Unternehmen einfacher?

Im B2B-Bereich meist ZUGFeRD, weil das PDF für den Empfänger sofort lesbar ist. Viele Rechnungsprogramme erzeugen beide Formate per Klick. Arbeitest du für Behörden, brauchst du in jedem Fall die XRechnung oder das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG.

Was ist die Leitweg-ID?

Eine Kennung, die eine Rechnung an die zuständige Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung leitet. Sie steht in der XRechnung im Feld BT-10. Der Auftraggeber teilt sie dir mit der Beauftragung mit.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?

Beim Ausstellen bis Ende 2026 ja, für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach brauchst du im B2B-Geschäft ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Was hat Factur-X mit ZUGFeRD zu tun?

Factur-X ist das französische Hybridformat. Seit ZUGFeRD 2.0 im März 2019 sind beide inhaltlich identisch, eine ZUGFeRD-Rechnung wird in Frankreich also genauso verarbeitet wie eine Factur-X-Rechnung.

Quellen

Das passt dazu

Drei Artikel, die dieselbe Frage von einer anderen Seite angehen:

Geschrieben von Jonas, Redaktion smarterklärt.de — er erklärt hier Begriffe und Zusammenhänge in einfacher Sprache.