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Stand: September 2026 · Lesezeit: 5 Minuten
Eine Proformarechnung ist ein Dokument, das Art und Wert einer Ware angibt, aber keine Zahlung fordert. Sie dient der Information, vor allem für den Zoll. Unternehmen nutzen sie etwa beim Versand kostenloser Muster, bei Ersatzteilen auf Garantie oder als verbindliches Angebot vor einer Vorkasse. Den Vorsteuerabzug erlaubt sie nicht, denn sie ist keine ordnungsgemäße Rechnung.
Das Wichtigste in Kürze
- Proforma heißt „der Form halber“.
- Die Proformarechnung fordert keine Zahlung.
- Hauptzweck: Wertangabe für den Zoll.
- Kein Vorsteuerabzug möglich.
Was bedeutet Proformarechnung?
Der Begriff setzt sich aus dem lateinischen „pro forma“ und „Rechnung“ zusammen. Laut Duden bedeutet pro forma „der Form halber“ oder „um einer Vorschrift zu genügen“. Genau das beschreibt die Proformarechnung. Sie sieht aus wie eine Rechnung und enthält ähnliche Angaben. Ihr fehlt aber die Aufforderung zu zahlen.
Laut IHK Rhein-Neckar dient sie der reinen Information. Im internationalen Handel heißt sie „Pro-forma-Invoice“. Gängige Schreibweisen sind Proformarechnung, Pro-forma-Rechnung und Proforma-Rechnung.
Kurzantwort: Eine Proformarechnung ist eine Rechnung „der Form halber“. Sie nennt Ware und Wert, verlangt aber kein Geld.
Wofür eine Proformarechnung gebraucht wird
Am häufigsten braucht der Zoll sie. Wer Waren über die EU-Grenze schickt, muss Art und Wert angeben. Das gilt auch, wenn niemand etwas bezahlt. Die IHK Rhein-Neckar nennt typische Fälle:
- kostenlose Mustersendungen
- Waren für eine vorübergehende Nutzung im Ausland, etwa auf Messen
- kostenlose Ersatzteile aus Garantie oder Kulanz
- Sendungen zur Reparatur
- Dreiecksgeschäfte
Daneben dient die Proformarechnung als Angebot. In manchen Ländern brauchen Käufer sie für eine Importlizenz, eine Devisenzuteilung oder die Eröffnung eines Akkreditivs. Lexware nennt außerdem Geschäfte mit Vorkasse. Der Käufer sieht vorab genau, was er bezahlen wird. Die richtige Rechnung folgt dann nach dem Zahlungseingang.
Proformarechnung und Handelsrechnung im Vergleich
| Merkmal | Proformarechnung | Handelsrechnung |
|---|---|---|
| Zahlungsaufforderung | nein | ja |
| Hauptzweck | Information, Zoll, Angebot | Abrechnung eines Geschäfts |
| Vorsteuerabzug | nicht möglich | möglich, wenn die Pflichtangaben stimmen |
| Kennzeichnung | „Proformarechnung“ oder „Pro-forma-Invoice“ | „Rechnung“ oder „Commercial Invoice“ |
| Wertangabe | tatsächlicher Wert der Ware | vereinbarter Preis |
Elektronische Rechnungen im Inland folgen eigenen Formaten. Welche es gibt, erklärt der Beitrag zum Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD.
Was in eine Proformarechnung gehört
Laut Lexware enthält die Proformarechnung ähnliche Angaben wie eine normale Rechnung:
- die deutliche Bezeichnung „Proformarechnung“
- vollständige Anschriften von Absender und Empfänger
- eine genaue Beschreibung der Waren mit Menge
- den aufgeschlüsselten Preis je Position
- Versand- und Versicherungskosten
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Datum und eine eigene Nummer
Für den Zoll kommen oft weitere Angaben dazu. Dazu zählen das Ursprungsland, das Gewicht und die Zolltarifnummer. Eine eindeutige Artikelnummer erleichtert die Zuordnung. Was hinter solchen Kürzeln steckt, zeigt der Beitrag zur Abkürzung SKU.
Wichtig: keine Nullrechnung
Ein häufiger Fehler betrifft den Wert. Auch bei kostenlosen Sendungen muss die Proformarechnung einen Wert nennen. Die IHK Rhein-Neckar betont, dass der tatsächliche Verkaufswert der Ware anzugeben ist. Eine „Nullrechnung“ darf auf keinen Fall ausgestellt werden. Der Zoll berechnet Abgaben am Ziel nach diesem Wert. Ein zu niedriger Wert kann Ärger und Verzögerungen bringen.
Kurzantwort: Auch ein kostenloses Muster braucht auf der Proformarechnung einen realistischen Warenwert. Eine Rechnung über null Euro ist nicht zulässig.
Schritt für Schritt zur Proformarechnung
- Schritt 1: Eine Rechnungsvorlage öffnen und oben deutlich „Proformarechnung“ eintragen.
- Schritt 2: Absender, Empfänger und beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ergänzen.
- Schritt 3: Jede Ware mit Menge, Beschreibung, Gewicht und Ursprungsland auflisten.
- Schritt 4: Den tatsächlichen Wert je Position und die Summe eintragen.
- Schritt 5: Den Grund der Sendung nennen, etwa „kostenloses Muster“ oder „Garantieersatz“.
- Schritt 6: Datum, Nummer und Unterschrift hinzufügen und mehrfach ausdrucken.
Bei der Wertangabe hilft ein klarer Blick auf die Beträge. Wie sich Netto und Brutto unterscheiden, erklärt der Artikel zum Unterschied zwischen Brutto und Netto.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Hersteller aus Köln schickt einem Interessenten in der Schweiz zwei Musterflaschen Olivenöl. Der Kunde zahlt nichts. Weil die Schweiz nicht zur EU gehört, braucht die Sendung trotzdem Zollpapiere. Der Hersteller erstellt deshalb eine Proformarechnung. Darauf stehen zwei Flaschen zu je 12 Euro, zusammen also 24 Euro. Dazu kommen das Gewicht, das Ursprungsland Italien und der Vermerk „kostenloses Muster, keine Zahlung fällig“.
Der Schweizer Zoll prüft anhand dieser Angaben, ob Abgaben anfallen. Ohne Proformarechnung würde die Sendung wahrscheinlich liegen bleiben. Mit einer Nullrechnung drohen Rückfragen. Entscheidet sich der Kunde später für eine Bestellung, bekommt er eine reguläre Handelsrechnung mit Zahlungsziel. Die Proformarechnung hat ihren Zweck dann erfüllt.
Proformarechnung in der Buchhaltung
Die Proformarechnung ist laut Lexware keine ordnungsgemäße Handelsrechnung. Sie löst keine Forderung aus und gehört deshalb nicht in die Umsatzerlöse. Ein Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen. Unternehmen bewahren sie trotzdem gut auf. Sie belegt gegenüber dem Zoll, welche Waren mit welchem Wert das Land verlassen haben. Am besten liegt sie zusammen mit Frachtbrief und Ausfuhrbeleg in derselben Akte. Das spart Zeit, wenn der Zoll oder die Steuerprüfung später nachfragt.
Fazit
Die Proformarechnung ist eine Rechnung der Form halber. Sie nennt Ware und Wert, fordert aber keine Zahlung. Ihr Haupteinsatz liegt beim Zoll, bei Mustern, Ersatzteilen und Reparaturen. Wichtig sind eine klare Kennzeichnung und ein realistischer Warenwert.
FAQ – Häufige Fragen
Was bedeutet Proformarechnung?
Eine Rechnung der Form halber, die Ware und Wert nennt, aber keine Zahlung fordert.
Muss man eine Proformarechnung bezahlen?
Nein. Sie enthält keine Zahlungsaufforderung.
Wofür braucht der Zoll eine Proformarechnung?
Zur Angabe von Art und Wert der Ware, auch bei kostenlosen Sendungen.
Darf eine Proformarechnung null Euro ausweisen?
Nein. Sie muss den tatsächlichen Warenwert nennen.
Berechtigt eine Proformarechnung zum Vorsteuerabzug?
Nein. Dafür ist eine ordnungsgemäße Rechnung nötig.
Wie heißt die Proformarechnung auf Englisch?
Pro-forma-Invoice.
Wann wird eine Proformarechnung bei Vorkasse genutzt?
Als verbindliches Angebot vor der Zahlung. Die eigentliche Rechnung folgt danach.
Welche Angaben gehören in eine Proformarechnung?
Kennzeichnung, Adressen, Warenbeschreibung, Wert, Versandkosten und Umsatzsteuer-ID.
Wie schreibt man Proformarechnung richtig?
Proformarechnung, Pro-forma-Rechnung und Proforma-Rechnung sind gebräuchlich.
Ersetzt die Proformarechnung die Handelsrechnung?
Nein. Bei einem Verkauf folgt die Handelsrechnung zusätzlich.
Quellen
David bastelt an Handys, Rechnern und WLAN und schreibt auf, was beim Einrichten wirklich hakt.